Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento del deber de información previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, se identifica a la entidad responsable del tratamiento de los datos personales:

Esta política se expide en desarrollo del derecho fundamental al habeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y demás normas concordantes que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

La política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos físicas y electrónicas de la Fundación KalāPaz, y es de obligatorio cumplimiento para el personal directivo, colaborador, voluntario y para las personas encargadas del tratamiento que actúen por cuenta de la fundación.

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

La Fundación KalāPaz aplica los siguientes principios en toda actividad de tratamiento de datos:

La Fundación KalāPaz recolecta datos personales a través de inscripciones a talleres y actividades, formularios físicos y en línea, eventos presenciales, suscripción al boletín informativo (newsletter), registro de personas donantes y registro de personas voluntarias. Los datos se tratan con las siguientes finalidades:

5.1 Participantes de talleres, actividades y eventos

• Gestionar inscripciones, cupos, asistencia y certificaciones.
• Enviar información logística, recordatorios y materiales de las actividades.
• Evaluar la calidad de las actividades y realizar seguimiento.
• Elaborar estadísticas e informes de impacto de forma agregada.

5.2 Personas donantes

• Gestionar y registrar las donaciones y expedir los soportes correspondientes.
• Mantener comunicación sobre el destino y el impacto de los aportes.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias asociadas a la donación.

5.3 Personas voluntarias

• Gestionar la vinculación, coordinación y acompañamiento del voluntariado.
• Contactar a la persona voluntaria y, en caso necesario, a su contacto de emergencia.
• Emitir certificaciones y constancias de participación.

5.4 Suscripción al boletín (newsletter)

• Enviar comunicaciones, contenidos, invitaciones y novedades de la fundación.
• Administrar la lista de suscripción y atender las solicitudes de baja.

La persona suscriptora puede darse de baja en cualquier momento, de forma gratuita y sencilla, mediante el enlace dispuesto en cada comunicación o escribiendo al correo de contacto.

5.5 Actividades con población en contexto de construcción de paz

En actividades como la Cumbre «Tejiendo Paz», la fundación puede tratar datos de víctimas del conflicto armado y de personas en proceso de reincorporación. Estos datos reciben la protección reforzada descrita en el numeral 8 de esta política y se tratan únicamente con las siguientes finalidades:

• Facilitar la participación segura y digna en los espacios de diálogo y construcción de paz.
• Brindar acompañamiento y activar rutas de atención cuando la persona titular lo autorice.
• Documentar el proceso con fines de memoria, con las salvaguardas de seguridad y anonimización que correspondan.

• Enviar materiales gratuitos solicitados por el titular, como cartillas, guías y meditaciones descargables.
• Informar sobre retiros, talleres, cumbres y demás actividades de la fundación.
• Gestionar inscripciones, pagos y logística de las actividades.
• Atender solicitudes y comunicaciones recibidas por correo electrónico, WhatsApp, redes sociales y formularios en línea, incluidos los formularios instantáneos de Facebook e Instagram.
• Elaborar estadísticas internas de participación y mejorar la oferta de actividades.

La fundación no vende, arrienda ni cede los datos personales a terceros con fines comerciales.

La fundación no tratará datos personales con finalidades distintas a las aquí previstas sin obtener una nueva autorización de la persona titular.

Para operar sus actividades, la Fundación KalāPaz utiliza herramientas tecnológicas de terceros que actúan como encargados del tratamiento y que pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia. Entre ellas: Meta Platforms, Inc. para formularios instantáneos y comunicación a través de Facebook, Instagram y WhatsApp; systeme.io para el envío de correos y la publicación de páginas; Google LLC para almacenamiento, hojas de cálculo y formularios; y las pasarelas de pago utilizadas en www.kalapaz.org.

Al autorizar el tratamiento de sus datos, el titular consiente esta transferencia internacional. La fundación exige a estos proveedores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la legislación colombiana, y los utiliza únicamente para las finalidades descritas en esta política.

La Fundación KalāPaz recolecta datos de menores de edad únicamente cuando resulta indispensable para el desarrollo de sus actividades y siempre con la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales. En estos casos se respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y el uso de imágenes o testimonios requiere autorización escrita adicional.

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de la persona titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La fundación puede llegar a tratar datos sensibles como pertenencia étnica, convicciones, condición de víctima del conflicto o de persona en reincorporación, y datos de salud relevantes para el acompañamiento.

El tratamiento de datos sensibles está sujeto a las siguientes garantías reforzadas:

• Ninguna persona está obligada a autorizar el tratamiento de datos sensibles; la negativa no impide su participación en las actividades de la fundación.
• Se informa de manera previa y explícita cuáles datos son sensibles y con qué finalidad se tratan.
• Se recaba autorización explícita, conservando prueba de la misma.
• Se aplican medidas de seguridad reforzadas (acceso restringido, cifrado y minimización de datos).
• Estos datos no se entregan ni divulgan a terceros sin autorización de la persona titular.

Dado el contexto de especial protección de las víctimas del conflicto y de las personas en reincorporación, la fundación opta por obtener siempre autorización explícita e informada para el tratamiento de sus datos, y adopta un enfoque de acción sin daño en el manejo de esta información.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realiza cuando responde y respeta su interés superior y asegura sus derechos fundamentales. En estos casos:

• La autorización es otorgada por la madre, el padre o el representante legal, previo ejercicio del derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado.
• Se recolectan únicamente los datos estrictamente necesarios para la actividad.
• Se aplican medidas de seguridad y confidencialidad acordes con su especial protección.

La fundación obtiene autorización previa, expresa e informada antes de tratar los datos personales, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas; en ningún caso el silencio se entiende como autorización.

En los formularios físicos y en línea, la autorización se recaba mediante una casilla de aceptación no premarcada, con enlace visible a esta política y a la finalidad concreta del tratamiento. La fundación conserva prueba de la autorización otorgada.

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, toda persona titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informada, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante la fundación.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La fundación ha designado un área responsable de recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales:

13.1 Consultas

La persona titular o quien la represente puede consultar los datos que reposan en las bases de datos de la fundación. La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible responder en ese plazo, se informa a la persona interesada, expresando los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

13.2 Reclamos

Cuando la persona titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo que se tramita así:

• El reclamo se formula mediante solicitud dirigida al área responsable, con la identificación de la persona titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos de soporte.
• Si el reclamo está incompleto, se requiere a la persona interesada dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido.
• Si la fundación no es competente, da traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informa de ello a la persona interesada.
• El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible, se informan los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

La persona titular solo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la fundación.

Los datos personales se conservan mientras exista una relación entre el titular y la fundación, y hasta cinco años después del último contacto, salvo que una obligación legal o contractual exija conservarlos por más tiempo. Cumplido ese plazo, o recibida una solicitud de supresión que resulte procedente, los datos se eliminan de las bases activas de la fundación.

En su condición de responsable del tratamiento, la fundación asume, entre otros, los siguientes deberes (artículo 17 de la Ley 1581 de 2012):

• Garantizar a la persona titular el ejercicio pleno de sus derechos.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada.
• Informar la finalidad del tratamiento y los derechos que asisten a la persona titular.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando corresponda y tramitar consultas y reclamos en los términos previstos.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

La fundación puede apoyarse en personas encargadas del tratamiento (por ejemplo, plataformas de correo, formularios, pasarelas de pago o servicios en la nube) que actúan por cuenta de KalāPaz. Con ellas se suscriben los acuerdos que garantizan la confidencialidad y la seguridad de la información. La fundación no vende ni cede los datos personales a terceros con fines comerciales.

La fundación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales, tales como control de accesos, respaldo de la información, acuerdos de confidencialidad con el personal y el voluntariado, y cifrado o restricción de acceso para las bases que contienen datos sensibles.

El sitio kalapaz.org puede utilizar cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y para mejorar la experiencia de navegación. Cuando dichas tecnologías recolecten datos personales, se solicitará el consentimiento previo, expreso e informado de la persona usuaria, quien podrá aceptarlas, rechazarlas o configurarlas. El detalle se encuentra en la Política de Cookies del sitio.

Esta política rige a partir del 28 de septiembre de 2026 y sustituye las versiones anteriores. Las bases de datos de la Fundación KalāPaz tendrán vigencia mientras se mantengan las finalidades aquí descritas.

La fundación se reserva el derecho de modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será comunicado a las personas titulares y publicado oportunamente en kalapaz.org antes de su implementación.

Última actualización: 28 de septiembre de 2026 · Versión 2.0